15 LỖI PHỔ BIẾN TRONG THUYẾT TRÌNH
VỚI POWERPOINT
(Sưu tầm tại: Saga.vn)
Đã
dự rất nhiều hội nghị khoa học lớn và nhỏ ở nhiều nơi, kể cả ở Việt Nam, tôi thấy
một số sai lầm phổ biến trong cách trình bày bằng powerpoint (PPT). Những sai lầm
này thường liên quan đến cách soạn slide, nội dung, và cách trình bày. Thật ra,
ngày xưa, lúc mới bước vào học, tôi cũng từng phạm phải những sai lầm như thế,
nhưng nhờ có thầy chỉnh sửa và hướng dẫn, nên đã tránh được những sai lầm đó và
học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm. Nay đã đến lúc tôi có thể chia sẻ những kinh
nghiệm cá nhân cùng các bạn.
Mục
tiêu của bất cứ bài nói chuyện nào cũng là chuyển giao thông tin. Chuyển thông
tin từ một cái đầu sang nhiều cái đầu. Không chỉ chuyển giao, mà còn phải chuyển
giao một cách có hiệu quả. Để đạt được hiệu quả, diễn giả cần phải có nội dung
tốt, một bộ slide hoàn chỉnh, và một phong cách trình bày chuyên nghiệp. Chỉ
khi nào một bài thuyết trình hội đủ 3 nhu cầu trên thì mới có thể xem là thành
công.
Nhưng
trong thực tế, tôi đã thấy rất nhiều bài nói chuyện trong các hội nghị trở
thành nhạt nhẽo, và khán giả chẳng học hỏi được gì từ bài nói chuyện. Chúng ta
có câu Chiếc áo không làm nên thầy tu. Tương tự, nếu diễn giả có một nhóm
slide, chưa chắc diễn giả đó đã có một bài thuyết trình. Một nhóm slide khác với
một bài thuyết trình. Đã từng tham dự nhiều hội nghị và hội thảo ở Việt Nam,
tôi rút ra một số kinh nghiệm, hay nói đúng hơn là một số sai lầm phổ biến dưới
đây.
NHỮNG SAI LẦM KHI SOẠN SLIDE
1. VẤN ĐỀ CHỌN MÀU
Một
trong những sai lầm phổ biến nhất là cách chọn màu cho slide. Có hai màu diễn
giả cần phải chọn: màu nền (background color) và màu chữ (text color). Nhiều diễn
giả không chú ý nên chọn màu không thích hợp. Chẳng hạn như nền màu xanh đậm mà
chữ màu đỏ hay màu đen, hoặc nền màu trắng nhưng chữ màu vàng, v.v. là không
thích hợp. Không thích hợp vì rất khó đọc. Nhiều người Việt có thói quen chọn
màu đỏ chói làm màu nền, và đó là một cách chọn không thích hợp, vì màu đỏ là
màu “high energy” làm cho người đọc rất khó chú ý.
Nếu
hội trường rộng, nên chọn màu chữ sáng (màu vàng, trắng) trên nền tối (màu xanh
đậm). Nếu hội trường nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (xanh đậm hay
đen) trên nền sáng (màu trắng).
Một
ví dụ về chọn màu nền (mây) và màu chữ không thích hợp
Mầu
sắc
Tránh
kết hợp mầu đỏ và xanh lá cây vì rất nhiều người bị mù mầu với sự kết hợp này
Ngộ
độc Powerpoint!
2. VẤN ĐỀ CHỌN KIỂU CHỮ (FONT)
Kiểu
chữ có ảnh hưởng đến khả năng tiếp thu và tốc độ đọc. Nhiều diễn giả không chú
ý đến font chữ khi soạn slide, nên gây khó khăn cho khán giả. Có hai loại kiểu
chữ chính: kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có chân (sans serif). Kiểu chữ có
chân tiêu biểu là Time, Times New Roman, Cambria. Kiểu chữ không có chân là
Arial, Verdata, Calibri. Nhiều người Việt thích chọn kiểu chữ có chân vì họ
nghĩ đó là kiểu chữ đẹp. Đẹp thì đúng, nhưng là một sai lầm trong PPT, vì có
nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng kiểu chữ có chân làm người ta tốn thì giờ đọc hơn
là kiểu chữ không có chân. Đó cũng chính là lí do tại sao các “đại gia”
internet như Yahoo! và Google dùng chữ không có chân trên các trang web của họ.
Có
diễn giả thích “trang trí” chữ bằng cách làm bóng (shadow) cho chữ. Đây là một
kĩ thuật chẳng những mất thì giờ, mà còn phản tác dụng, vì rất khó đọc và nhức
mắt. Tuyệt đối không “trang trí” chữ bằng bóng!
3. KHỔ CHỮ
Không
gì khó chịu hơn khi diễn giả trình bày slide mà khán giả không đọc được vì khổ
chữ quá nhỏ. Nhưng trong thực tế thì vấn đề này xảy ra rất nhiều lần, mà diễn
giả thì có vẻ rất vô tư, không quan tâm đến khán giả. Kinh nghiệm của tôi cho
thấy nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30. Nếu chọn kiểu chữ Arial thì khổ chữ 18 hay
20 là hợp lí; nếu chọn kiểu chữ Calibri thì kích thước phải cỡ 25 hay 30 mới dễ
đọc. Mỗi slide nên có tựa đề, và tựa đề nên có kích thước 35 đến 45. Nếu có ghi chú (footnote) thì có thể dùng
kích thước 12.
4. QUÁ NHIỀU CHỮ TRONG SLIDE
Một
trong những sai lầm phổ biến nhất là diễn giả trình bày quá nhiều chữ trong một
slide. Có nhiều slide, tôi không phân biệt được là một đoạn văn hay là một
power point. Thật vậy, có nhiều người vì lí do nào đó (có thể là lười biếng)
nên cắt từ Word và dán vào slide. Cũng có người có thể do sợ không thuộc bài,
nên viết hết những câu văn trên slide như là một văn bản. Đây là một sai lầm
tai hại, vì khán giả sẽ không theo dõi được. Nghiên cứu tâm lí chỉ ra rằng, một
người bình thường chỉ có thể lĩnh hội nội dung slide trong vòng 20-30 giây; nếu
qua thời gian đó mà không lĩnh hội được thì họ sẽ bỏ, và diễn giả đã thất bại
trong việc truyền đạt thông tin.
Để
khắc phục vấn đề này, cần phải biết “qui ước n x n”. Theo qui ước này, nếu
slide có n dòng, thì mỗi dòng chỉ nên có n chữ. Chẳng hạn như nếu slide có 5 dòng
thì mỗi dòng nên có 5 chữ. Một slide có 6 dòng trở nên là quá nhiều. Số dòng lí
tưởng là 3-5.
5. VIẾT SLIDE NHƯ VIẾT VĂN BẢN
Người
thiếu kinh nghiệm thường soạn slide như họ viết văn bản, tức là câu cú có chủ từ,
động từ, theo đúng văn phạm. Dĩ nhiên, không có gì sai trong cách làm như thế,
nhưng đó là cách làm thiếu tính chuyên nghiệp. Người có kinh nghiệm soạn slide
theo công thức telegraphic, tức viết giống như viết điện tín ngày xưa, hay như
cách phóng viên viết tiêu đề bài báo. Cách viết telegraphic có hiệu quả giảm số
chữ trong mỗi slide, và giúp diễn giả tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn
là đọc. Một cách phân biệt cách viết theo kiểu văn bản và telegraphic như sau:
Văn
bản: Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia
tăng nguy cơ gãy xương.
Telegraphic:
Loãng xương – mật độ xương giảm và nguy cơ gãy xương tăng.
Tất
cả slide, ngoại trừ những trích dẫn nguyên văn, nên được viết theo kiểu điện
tín.
NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN NỘI DUNG
6. KHÔNG CÓ THÔNG ĐIỆP CHÍNH
Có
nhiều hội nghị mà chúng ta khi nghe xong một bài thuyết trình nhưng chẳng biết
diễn giả muốn nói gì, hay mình đã tiếp thu thông tin gì. Vấn đề ở đây là diễn
giả đã thất bại cung cấp một thông điệp chính. Mỗi một bài thuyết trình phải có
một thông điệp chính. Thông điệp chính cần phải trình bày trong một slide mà tiếng
Anh gọi là money slide, hiểu nôm na là một “slide ăn tiền”. Nếu thông điệp
chính không có trong bài thuyết trình thì khán giả cảm thấy mất thì giờ đến
nghe vì chẳng có tiếp thu được thông tin gì xứng đáng. Do đó, trước khi soạn
bài nói chuyện, diễn giả cần phải suy nghĩ cẩn thận cái money slide là gì, trước
khi soạn những slide khác.
7. CHẤT LƯỢNG THÔNG TIN NGHÈO NÀN
Nhiều
bài thuyết trình mà trong đó diễn giả trình bày những thông tin nghèo nàn, thiếu
tính liên đới đến chủ đề chính, và hệ quả là khán giả không nắm lấy vấn đề một
cách logic. Làm một bài thuyết trình bằng powerpoint không phải là một thử nghiệm
về kĩ năng viết, mà là kĩ năng chọn thông tin và thể hiện thông tin. Thông tin
phải chính xác, đáng tin cậy, và được thể hiện một cách thích hợp. Chẳng hạn
như trong khoa học, những cách thể hiện dữ liệu bằng biểu đồ bánh (pie chart)
là vô dụng nhất, thiếu tính chuyên nghiệp nhất, và nhàm chán nhất.
8. DÙNG HOẠT HÌNH QUÁ NHIỀU
Nhiều
người thích dùng hoạt hình (animation) trong bài thuyết trình. Đây là một sai lầm
nghiêm trọng. Giới khoa học nói chung tương đối bảo thủ, hiểu theo nghĩa không
thích đùa như trẻ con. Hoạt hình được xem là một hình thức khoe kĩ thuật của trẻ
con. Hoạt hình còn làm cho khán giả phân tâm, thay vì tập trung vào thông tin
thì họ lại chú ý đến những hình ảnh hay những con chữ nhảy nhót một cách... vô
duyên. Cần tránh hoạt hình trong các báo cáo khoa học.
9. DÙNG CLIPART QUÁ NHIỀU
Ngoài
hoạt hình, một số diễn giả có xu hướng dùng clipart một cách thái quá. Có thể
dùng để minh hoạ cho một vài ý tưởng qua clipart, nhưng nếu dùng quá nhiều thì
sẽ gây phản tác dụng, vì sẽ giảm sự tập trung của khán giả.
NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN PHONG
CÁCH TRÌNH BÀY
10. ĐỌC SLIDE
Có
quá nhiều diễn giả trong các hội nghị ở Việt Nam đọc slide, và đó là một “đại kị”.
Khi diễn giả đọc slide, khán giả sẽ nghĩ diễn giả chỉ là một cái máy nói, không
am hiểu vấn đề, và thụ động. Đọc slide làm cho diễn giả quay lưng lại với khán
giả, trong khi “nhiệm vụ” của diễn giả là nói chuyện với khán giả chứ không phải
nói với … slide. Đọc slide còn gây một ấn tượng phản cảm, vì khán giả nghĩ rằng
diễn giả chỉ nói những gì ai đó đã soạn cho để nói (trong thực tế cũng có vấn đề
này).
11. NÓI CHUYỆN KHÔNG DÍNH DÁNG GÌ ĐẾN
SLIDE
Ngược
lại với đọc slide là những diễn giả nói chuyện chẳng liên quan gì đến slide
đang trình chiếu. Dĩ nhiên, đây là một tín hiệu cho thấy diễn giả đang lạc đề
hoặc không có tập dượt trước, nhưng cũng có thể là dấu hiệu cho thấy diễn giả
không nắm vững vấn đề. Vì không nắm vững vấn đề bắt đầu... lan man. Tình trạng
này xảy ra rất nhiều khi diễn giả không phải là người soạn slide (mà ai đó soạn
cho).
Nên
nhớ rằng khi thuyết trình khoa học, diễn giả cần phải có tạo niềm tin bằng cách
trình bày những nghiên cứu hay tác phẩm của mình. Nếu trong một bài nói chuyện
mà diễn giả chẳng có cái gì của mình, toàn là dữ liệu của người khác, hoặc do
người khác soạn, thì khán giả sẽ nghĩ rằng diễn giả chỉ là một cái "máy
nói", một con rối.
12. KHÔNG DÙNG LASER POINTER
Một
trong những “bệnh” khá phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là không dùng laser
pointer (bút la-ze dùng trong thuyết trình). Một bài thuyết trình khoa học có nội
dung không phải dễ theo dõi, nhất là có những giản đồ phức tạp minh hoạ cho một
qui trình khoa học, do đó diễn giả cần phải dẫn dắt khán giả bằng cách dùng
laser pointer để chỉ đến những chỗ đang nói. Không có laser pointer, khán giả sẽ
rất khó theo dõi, và họ sẽ bỏ cuộc nếu sau 30 giây mà không hiểu diễn giả muốn
nói gì.
Nhưng
cũng nên sử dụng pointer thích hợp. Một thói quen ngược lại không dùng pointer
là dùng tuỳ tiện, quơ pointer ở những vị trí chẳng liên quan gì đến slide. Có
người do vô ý hay hồi hộp cứ quơ laser pointer trên trần nhà làm khán giả cứ
theo dõi và buổi trình bày trở nên hài hước.
13. NÓI QUÁ GIỜ
Một
“bệnh” cực kì phổ biến ở các diễn giả Việt Nam là nói quá giờ. Nói quá giờ cho
phép là một sự bất lịch sự đối với diễn gỉa kế tiếp (có người nói nặng nề hơn
là “ăn cắp” thì giờ). Nói quá giờ còn gây rối loạn đến chương trình và gây khó
khăn cho ban tổ chức. Cố gắng nói đúng giờ cho phép. Một ước tính quan trọng là
mỗi slide trung bình tốn 1 phút. Do đó, nếu bài báo cáo 15 phút thì diễn giả chỉ
nên có 15 slides, hay tối đa là 20 slides (kể cả tựa đề, phần cảm tạ, và
conflict of interest).
14. ĐIỆU BỘ KHI TRÌNH BÀY
Tuy
không phổ biến lắm, nhưng thỉnh thoảng tôi vẫn thấy những diễn giả có những điệu
bộ không thân thiện với khán giả. Những điệu bộ này có thể kể đến như bỏ tay
vào túi quần, dùng ngón tay trỏ chỉ vào khán giả, khoanh tay ngang ngực, v.v.
Những động thái như thế gây ấn tượng hống hách, xem thường khán giả, nên rất phản
cảm. Cần phải tuyệt đối tránh!
15. LÀM CHỦ TOẠ THEO KIỂU DẠY ĐỜI
Ngoài
những “bệnh” trên, còn có một bệnh khác tôi hay thấy trong các hội nghị ở Việt
Nam là vai trò của chủ tọa. Rất thường xuyên tôi thấy chủ tọa đóng vai trò tóm
lược và phê bình báo cáo của diễn giả. Có chủ tọa còn lên lớp cho diễn giả. Đó
là một việc làm hết sức mất lịch sự, vô lễ, vô văn hoá khoa học, và phản cảm.
Có nhiều trường hợp sự việc xảy ra một cách hài hước, vì người chủ tọa nói sai
(do không có cùng chuyên môn, hay chuyên môn chưa vững). Trong thực tế, chủ tọa
các phiên họp khoa học có nhiệm vụ giới thiệu bài nói chuyện, điều khiển buổi họp
sao cho đúng giờ, và nếu không có ai đặt câu hỏi thì chủ tọa đóng vai trò “khơi
mào” câu hỏi cho diễn giả. Nên nhớ rằng người chủ tọa không có chức năng tóm lược
và phê bình bài báo của diễn giả.
***
Tác
giả: GS. Nguyễn Văn Tuấn
NGUỒN
: TUANVANNGUYEN.BLOGSPOT.COM.AU
